Depuis nos débuts, il s’en est passé des choses ! Au fur et à mesure que nous grandissions, nous avons dû de mieux en mieux nous organiser. À deux dans l’équipe, un espace et une vingtaine de membres, tout était plus simple :
- Pour communiquer entre nous, nous… parlions.
- Pour notre gestion, beaucoup de choses étaient faites sous Excel.
- Notre CRM était tout simplement notre boîte mail.
- Chacun gérait ses projets à sa manière à force de papiers et de crayons.
Aujourd’hui, avec plusieurs espaces, dans plusieurs régions, une communauté qui a bien poussé et plusieurs jeunes fous qui ont, en conséquence, rejoint l’équipe, il n’est plus possible de s’en tenir à ces petits bouts de ficelle.
Alors, dans la joie et parfois dans la douleur, nous avons testé, rejeté, fui et finalement intégré dans notre quotidien tout un tas d’outils de gestion qui nous sont à présent indispensables. On s’est dit que ça pouvait en intéresser quelques-uns d’entre vous, entrepreneurs, indépendants… ou autre, d’ailleurs :).
Outils de communication
Au sein de l’équipe
Nous utilisons dans l’équipe deux moyens de communication principaux : l’email, et un outil de chat interne.
L’email est une communication plus formelle, et sert donc très ponctuellement d’outil d’annonce formel. Il est plus généralement un outil de transfert d’information avec question attenante (« Tiens j’ai reçu ça, qu’est-ce que tu en penses ? Ça vaut le coup ? »).
Comme outil de chat, nous en avons essayé plusieurs et sommes finalement très satisfaits de Slack. Slack nous permet de créer des conversations ouvertes ou fermées sur des sujets spécifiques (pour avancer tous ensemble, ou par petit groupe sur un projet) et de discuter un à un. Ces discussions plus informelles nous permettent de se sentir réellement connectés ensemble au quotidien, et l’arrivée de Slack a beaucoup fait pour la cohésion d’équipe.
Avec les encordés
Nous avons développé en interne un réseau social pour les encordés : le Refuge. On y trouve : l’annuaire des membres, plein de petites annonces, des offres, le planning des événements… et depuis tout récemment des groupes de discussion ! Le Refuge concentre une bonne partie de notre communication auprès des membres.
Chaque semaine, nous envoyons en plus de cela un mail à tous les encordés, le lundi matin, avec le programme de la semaine, quelques petites infos, et d’autres petites choses sympathiques et rigolotes. Cet email, comme d’autres ci-dessous, est envoyé par Mailchimp, un outil de mailing et gestion de mailing liste que nous utilisons et adorons depuis plus de 4 ans.
Avec l’extérieur
Nous avons plusieurs façons de communiquer avec la communauté plus élargie des gens qui suivent la Cordée.
En plus d’un mailing qui part chaque mois sur les actualités de la Cordée (avec Mailchimp toujours), nous utilisons quelques réseaux sociaux :
- Infos et photos sur Facebook
- Evénements ouverts à l’extérieur sur Meetup (Lyon – Paris – Morez – Annecy – Rennes)
- Infos, #entendualacordee et diffusion des événements sur Twitter (aidés de Tweetdeck)
- Articles de blog et recrutements sur LinkedIn
Outils de gestion
Facturation
Bien qu’il est possible que nous changions de solution d’ici peu, nous avons jusque là été très contents de facturation.pro.
Téléphone
La Cordée dispose d’un numéro unique, qui sonne en cascade chez certains Couteaux Suisses. Nous avons mis cela en place grâce à Aircall. Aircall nous permet également de gérer des horaires, des messages de répondeur spécifiques selon les horaires et les contextes, et tout un tas de choses que vous pourrez découvrir. L’API Slack nous permet notamment de suivre toute l’activité du numéro (appels pris, appels manqués…) sur une de nos conversations, ce qui est bien pratique !
Archivage / Fichiers / Dossiers
Nos fichiers de gestion se retrouvent dans deux solutions : Dropbox, et Google Drive. Dropbox est plus un outil d’archivage, et Google Drive accueille nos fichiers qui ont vocation à être consultés et édités très fréquemment (et sur lesquels, du coup, plusieurs personnes se retrouvent parfois en simultané).
CRM (suivi et gestion des clients)
Comme CRM, nous utilisons… Trello. Trello n’est pas conçu comme un outil de CRM mais chez nous il remplit très bien cet office. Trello est un outil où l’on dispose de « boards » (tableaux) dans lesquels nous avons des colonnes, et des fiches dans les colonnes. Chaque fiche peut disposer de plein d’attributs (date de délivrance, personne responsable, tâches à effectuer, commentaires, fichiers joints…) et être glissée-déposée d’une colonne à une autre. Nous avons donc créé un board CRM dans lequel nous avons comme colonnes « Contacté », « Cordée visitée », « Journée d’essai »… jusqu’à « Gagné ! » ou « Tant pis… ».
Outils d’organisation
Côté perso
Pour son organisation personnelle, (quasi) tous les membres de l’équipe utilisent Wunderlist, un outil de gestion de todo lists extrêmement bien pensé. La fonction qui tue : la création de tâches récurrentes (une bonne façon de décharger son esprit des tâches récurrentes du quotidien est de les savoir bien renseignées dans son outil de todo).
À plusieurs
Pour gérer des tâches / projets où nous sommes plusieurs, nous utilisons également Trello. Les colonnes dépendent assez des projets mais s’apparentent pas mal à un triptyque « À faire », « En cours », « Fait ! ». Pour dialoguer sur le projet, les petites équipes créent une discussion privée sur Slack.
Les process
Nous essayons de renseigner au maximum les process que nous avons (gestion, administration…) afin de permettre à tout membre de l’équipe de s’en sortir seul sur des questions techniques. Pour cela, nous avons créé un Wiki que nous tentons de mettre à jour le mieux possible. Nous l’avons créé avec Google Site, et l’avons appelé le « Kiwi de la Cordée ».
Plus terre à terre : parlons technique
Notre domaine est géré par Gandi, les DNS sont gérés par Cloudflare et notre site est hébergé par un encordé sur ses serveurs (c’est son activité). C’est un WordPress (« je le savais ! ») qui a été développé par un autre encordé, avec comme base le thème Enfold.
Nos adresses mail sont administrées par Google Apps, et nous sommes aussi fervents utilisateurs des diverses applications Google (Gmail, Agenda, Drive principalement, et groupes pour gérer des adresses de redirection comme contact / presse…).
À vous de jouer !
Voilà, on vous a tout dit. D’autres supers idées ?
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Hello les encordés 🙂
Merci pour cet article très intéressant. La question des outils revient souvent et c’est top de voir la myriade d’outils que vous avez réussi à agréger. Une question subsidiaire qui nous intéresse pour neo-nomade, vous ne parlez pas de la brique réservation (de salles ou de postes de travail). Quelques éclairages ou updates à faire dans le post d’origine sur ce point, que se posent aussi souvent les espaces?
Merci et à très vite,
Hello,
Pour l’instant notre solution n’est pas du tout optimale : nous gérons cela avec des Google Agendas. Chaque salle a son calendrier. Les calendriers sont visibles par les membres de la Cordées et administrables par tous les membres de l’équipe. C’est un peu devenu une machine à gaz. Mais cela devrait évoluer rapidement :).
Julie
Merci pour ce résumé
Très intéressant
Top cet article topo 🙂
Est-ce que le kit d’encordage est toujours à l’oeuvre?
J’ai trouvé ça génial quand je suis arrivé et me demande s’il a évolué dans le temps, quel est son objectif ou s’il a disparu?
Toujours à l’œuvre aussi ! L’idée est d’expliquer au petit nouveau (à la petite nouvelle) tout ce qu’il ou elle peut trouver à la Cordée, et comment tout se passe (les repas, les événements, le Refuge, la navigation entre Cordées…).
Merci pour ce partage d’outils, très intéressant. Je partage à mon tour et teste avec l’Arche aux Innovateurs !